Répondeur automatique, automatisez vos emails marketing pour gagner du temps et augmenter l’engagement

Ne vous y trompez pas, lorsqu’on parle d’email marketing, un répondeur automatique n’est pas une machine connectée à votre téléphone et qui enregistre vos messages !

Le répondeur automatique est une fonction essentielle de votre système de gestion de liste mail, qui vous permet de créer du lien avec vos contacts sans devoir passer votre temps le nez dans votre logiciel de messagerie.

Répondeur automatique, automatisez vos emails marketing pour gagner du temps et augmenter l'engagement

Répondeur automatique : un des outils d’un service d’envoi d’emails efficace

Je vous le disais dans un précédent article, la première chose à mettre en place lorsque vous voulez créer une activité et en tirer des revenus, c’est une liste d’adresses emails pour communiquer sur vos produits et services auprès de vos contacts.

Un service de gestion de listes mail efficace doit vous permettre de :

  • collecter des adresses (avec optin ou double optin),
  • envoyer des emails avec planification possible,
  • gérer les demandes de désinscription (c’est obligatoire)
  • proposer une fonction répondeur automatique.

Le répondeur automatique permet d’envoyer une séquence d’emails à  chacun de vos contacts, dès leur inscription ou à partir d’un événement tel que le clic sur un lien dans un de vos messages. Il peut s’agir :

  • d’envoyer le contenu promis lors de l’inscription (PDF, vidéo, …),
  • d’initier une conversation,
  • de poser une question,
  • d’envoyer des informations sur vos offres.

Le répondeur automatique consiste donc en :

  • une fonction de création d’emails personnalisables (par exemple avec le nom du contact concerné s’il l’a donné lors de son inscription),
  • une fonction de programmation (ou Scheduler),
  • une fonction d’envoi,
  • une fonction de statistiques (taux d’ouverture, taux de clics),
  • une fonction de désabonnement.

La séquence préparée dans le répondeur automatique peut suivre l’inscription comme elle peut être plus tardive. De même, un répondeur automatique peut gérer plusieurs séquences, si vous avez plusieurs types d’offres ou des envois segmentés à faire.

Engagez la conversation

Quelle utilité d’envoyer des emails automatisés alors que l’idée première est d’engager une conversation directe ?

Le gain de temps, tout simplement.

Lorsque vous avez quelques dizaines de contacts à gérer, tout est faisable manuellement. Lorsque votre liste mail va se développer pour atteindre plusieurs centaines de contacts, voire plusieurs milliers ou 80.000+ comme la mienne, vous imaginez bien qu’il vous sera impossible de gérer les envois manuellement.

Par contre, en envoyant une séquence initiale bien pensée, vous allez inciter vos contacts à échanger avec vous. C’est là que vous pourrez prendre la main et répondre aux messages qui ont un intérêt. C’est une bonne façon d’initier une conversation avec un de vos contacts qui vous pose une question, demande un renseignement ou cherche une info sur votre site.

Le temps passé à envoyer des mails ainsi libéré peut vous permettre de faire des réponses personnalisées, c’est bien plus utile pour vos contacts et pour vous.

Aidez vos contacts à mieux vous connaître

Un exemple de séquence à inclure dans votre répondeur automatique est celle qui consiste à présenter ce que vous faites, qui vous êtes, votre parcours. C’est une bonne pratique que d’expliquer, dès le départ, sans chercher à vendre quoi que ce soit.

Exemple de séquence email marketing automatisée dans Aweber

exemple de séquence répondeur automatique (ici dans Aweber)

Plus vos contacts vont vous connaître, plus vous serez transparent avec eux, plus ils auront envie d’en savoir plus et de vous suivre. Cette séquence d’envois d’eMails automatisée peut comporter un seul message ou plusieurs selon votre activité.

Voici un exemple :

  1. message : Qui je suis et mon parcours
  2. message : Quels sont les problèmes que je règle
  3. message : Comment je peux vous aider ?

Ces messages vont entraîner des réponses, elles sont importantes car elles vous permettent de mieux comprendre ce qu’attendent les gens qui vous suivent, quels sont leurs problèmes, et s’ils peuvent s’identifier à vous ou non. Si oui, ce sont des contacts qualifiés et vous le savez sans plus attendre.

Apprenez-en plus sur vos contacts

Une séquence de mails automatisée peut vous aider à en savoir plus sur vos contacts et leurs attentes. Après tout, s’ils vous suivent c’est qu’il y a une raison.

Un autre exemple de séquence serait alors :

  1. message : Qu’est-ce qui vous pose problème et quelles sont les conséquences au quotidien ?
  2. message : Quelles solutions avez-vous déjà testées ? Avec quels résultats ?
  3. message : Comment + résultat spécifique + délais (votre proposition)

Ce type de séquence vous permet d’identifier très vite les problèmes que rencontrent vos contacts et de leur proposer votre meilleure solution.

Si aucune de vos solutions ne semble adaptée, vous pouvez soit ajouter cette demande à votre catalogue d’offres à construire, soit répondre que vous n’êtes pas la bonne personne mais que vous connaissez quelqu’un qui peut aider. Ainsi vous rendez service tout en conservant la relation.

Apportez de la valeur sans plus attendre

Une des caractéristiques du web actuel est que tout va toujours plus vite. Vos contacts sont comme vous, ils n’ont pas le temps, ils veulent des solutions rapides à leurs problèmes.

Si vous pensez que votre audience est dans ce cas, vous pouvez imaginer une séquence d’emails qui va droit au but :

  1. message : Pourquoi vous avez tel problème et la façon de l’éviter
  2. message : La façon la plus rapide et la plus simple de … en [délai]

Ces deux messages, envoyés rapidement l’un après l’autre (par exemple en 48h), vous permettent de frapper droit au but. Si vos contacts ont le problème cité, vous leur donnez immédiatement une solution. S’ils ont déjà testé d’autres solutions sans être satisfaits, le second email vient renforcer le message passé dans le premier.

Vous devez évidemment adapter ces propositions à vos offres, ce sont des exemples de construction.

Si je reprends l’exemple de cet article, voici ce que donnerait une séquence de ce type :

  1. message : Pourquoi vous passez trop de temps à gérer vos emails et la façon de l’éviter
  2. message : La façon la plus rapide et la plus simple de traiter tous vos mails en 15 mn par jour

Si cela vous intéresse, au passage, je vous propose de voir comment je procède pour avoir une boite de réception d’emails vide en permanence en y passant quelques minutes par jour uniquement alors que je reçois des centaines d’emails par semaine.

Répondeur automatique, l’assistant virtuel indispensable

Avec la multiplication des échanges électroniques, l’augmentation de votre audience, la multiplication des supports (site, blog, réseaux sociaux, vidéos, podcast, …), vous devez gérer de plus en plus d’échanges au quotidien pour arriver à vos fins.

Vous manquez de temps pour tout gérer, et le faire correctement.

Automatiser est un passage obligé pour réduire le temps passé à effectuer des tâches manuelles, ou le budget consacré à la sous-traitance.

En utilisant un répondeur automatique avec votre liste mail, vous allez pouvoir décupler les échanges avec vos contacts sans y passer une seule minute supplémentaire.

Le seul effort à faire est celui qui consiste à créer les messages initiaux, et à les programmer dans le service de mails choisi (j’utilise Aweber qui me permet de faire cela en quelques minutes).

Ensuite vous n’avez plus qu’à passer à autre chose, l’automatisme fonctionne pour vous !

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