Comment gagner une heure par jour en gérant mieux vos emails

Dernière mise à jour : 29/01/2019

Dans les lignes qui suivent, vous allez découvrir comment vous pouvez gagner jusqu’à une heure par jour sur votre temps de travail en accélérant la réponse à vos emails. C’est la méthode que j’ai mise en place pour mes différents comptes mails et que je vous livre dans son intégralité.

Comment gagner une heure par jour en gérant mieux vos emails

Gestion des emails c’est trop long !

Si comme moi vous recevez de très nombreux emails chaque jour et que vous apportez des réponses à la plupart, vous devez en avoir assez d’y passer autant de temps. Que vous utilisiez ou non ma méthode pour dissocier tri des mails et réponses, il faut bien répondre un jour !

Vous avez souvent essayé de trouver comment vous en sortir, comment éviter certaines réponses, comment faire court, mais sans succès. Vous êtes rattrapé par le système et vous passez plusieurs heures par jour sur votre messagerie.

Vous vous rendez pourtant compte que vous écrivez bien souvent la même chose, que vous renseignez clients ou collaborateurs qui trouvent plus simple de vous poser une question que de chercher par eux-mêmes et vous ressentez beaucoup de frustration à passer votre précieux temps à ça.

Les autres solutions n’ont pas fonctionné

Vous avez déjà tenté de faire autrement : vous avez peut-être rédigé un document type que vous envoyez systématiquement par retour de mail. Ou vous avez publié une page FAQ sur votre site en intégrant les réponses aux questions les plus courantes. Mais vous recevez toujours des questions car les gens vous disent ne pas avoir trouvé la réponse dans votre envoi type.

Comment Créer une page FAQ pour un blog

Vous avez peut-être même modifié vos habitudes de travail pour répondre aux mails en soirée ou le weekend afin de libérer vos journées. Mais vous utilisez ainsi du temps libre pour le boulot et ce n’est pas une solution pérenne.

Gestion des emails : ma méthode d’automatisation

La méthode dont je vais vous parler consiste à automatiser une partie des réponses aux emails, mais pas n’importe quelle partie. Il s’agit en effet d’utiliser au mieux le temps dont vous disposez pour créer du lien avec vos correspondants, apporter des réponses pertinentes mais faire cela en un minimum de temps.

Avez-vous déjà fait les constats suivants comme j’ai pu le faire ?

  • vos emails comportent la plupart du temps des éléments de réponse qui sont toujours les mêmes,
  • vous passez plusieurs minutes à aller chercher une information bien précise à intégrer à vos réponses (un lien web, un code, une mention type),
  • selon l’heure à laquelle vous répondez aux mails vos correspondants lisent ou non vos réponses et  ils vous relancent pensant que vous n’avez pas répondu,
  • vous devez faire plusieurs réponses consécutives pour régler une situation.

Si vous pouviez gagner ne serait-ce que quelques dizaines de secondes par mail, votre journée serait transformée ? La mienne l’a été.

Exemple

J’ai mis en œuvre cette méthode depuis plusieurs années pour gérer mes emails mais j’ai un exemple récent qui s’avère particulièrement pertinent.

Depuis plusieurs mois déjà j’ai de nombreux clients qui s’inscrivent à mes formations en ligne et doivent créer leur compte pour y accéder.

Certains ne lisent pas suffisamment bien les emails envoyés avec les informations de connexion et ne créent pas leur compte quand il le faut. Ils reviennent donc vers moi quelques heures plus tard en se demandant pourquoi ils n’ont rien reçu. Certains emails passent en spam et mes clients ne les voient pas.

J’ai fini par avoir de très nombreux messages de clients se demandant pourquoi ils n’avaient pas d’infos, comment accéder aux formations, et il m’aurait fallu faire à chaque fois une réponse personnalisée car les informations différent toujours. Pas moyen de faire un document type.

J’ai donc mis en place un système d’aide à la saisie qui me permet de réduire le temps nécessaire à chaque réponse à quelques secondes alors qu’il me fallait plusieurs minutes les toutes premières fois.

En pratique

Voici comment je gère les réponses à tous mes emails de façon assistée et comment vous pouvez faire vous aussi.

1. Recensez vos besoins

Commencez par recenser les différents éléments de réponse type que vous devez faire systématiquement. Relisez vos derniers messages envoyés, tout y est.

Il s’agit en général d’une mention particulière comportant une ou plusieurs phrases et un lien ou une adresse email. Regroupez dans un document texte tout ce dont vous avez besoin. N’hésitez pas à découper en autant de morceaux qu’il en faut pour que chacun d’entre eux soient suffisamment généralistes.

2. Saisissez une fois pour toutes

Comment utiliser les réponses standardisées de Gmail

Saisissez une fois pour toutes ces éléments, blocs par blocs, dans l’outil de gestion de réponses automatisées de votre messagerie (par exemple la fonction « Réponses standardisées » de Gmail).

J’ai par exemple créé un texte contenant le lien vers un document que beaucoup d’abonnés me réclament alors qu’ils l’ont déjà (!) et que je peux insérer en un clic en complément d’un prénom.

3. Créez des raccourcis clavier

Comment utiliser Phrase Express

Si votre logiciel de messagerie ne propose pas cette fonction, utilisez un utilitaire de type Text Expander (Mac) ou PhraseItExpress (Windows) et associez à chaque bloc de texte un raccourci clavier.

J’ai ainsi créé plusieurs raccourcis qui me permettent d’insérer à la demande mon nom (raccourci « jc ») et une formule de politesse (raccourci « bc ») comme une signature complète avec call to action (raccourci « nps »).

4. Compilez les bloc pour répondre

A partir de maintenant, quand vous allez répondre à un mail vous n’aurez plus à ressaisir toutes les informations mais simplement à choisir parmi ces blocs d’infos ceux qui conviennent pour répondre à la question. Et à personnaliser la réponse en ajoutant par exemple manuellement le prénom de votre interlocuteur.

Répondre à un lecteur qui dit ne pas avoir reçu mon guide me demande un clic sur la phrase expliquant qu’il l’a bien déjà eu, un autre sur le bloc contenant le lien et un autre sur la signature adaptée. Il me reste à ajouter le prénom et la date d’envoi initiale du guide.

5. Affinez

Faites le point dans les premiers jours d’utilisation pour affiner ces éléments s’ils ne sont pas suffisamment précis. Ajoutez-en si vous voyez que vous continuez à saisir du texte de façon trop répétitive.

Astuces complémentaires

Temporisez

Si votre messagerie le permet, utilisez la fonction d’envoi de mail planifié pour choisir le jour et l’heure d’envoi (avec Gmail installez l’extension Boomerang).

Inutile d’envoyer un mail le samedi à un cadre en entreprise, votre message sera noyé parmi plusieurs centaines d’autres quand il ouvrira sa messagerie le lundi matin. En le programmant pour le début d’après-midi du lundi par exemple vous aurez plus de chance d’obtenir une réponse rapide. Et vous n’aurez pas à relancer.

Corrigez

Si comme moi vous faites régulièrement des coquilles en tapant sur votre clavier (je mets souvent une majuscule à la seconde lettre du premier mot d’une phrase …), utilisez l’outil de saisie assistée pour lui faire corriger ces défauts. J’ai ainsi créé une macro qui corrige automatiquement mon erreur de saisie et change la majuscule de la seconde lettre du mot en une minuscule.

Ne vous limitez pas à la gestion des emails

Vous passez beaucoup de temps dans une journée à saisir plusieurs fois la même chose et pas uniquement dans les réponses aux emails. Vous utilisez un traitement de texte ? Vous faites probablement des saisies inutiles. Vous envoyez de nombreux textos ? C’est la même chose. Vous postez fréquemment sur les réseaux sociaux ? Idem. Et ainsi de suite. Les occasions de perdre du temps sont très nombreuses dans une journée mais le soir venu, ce sont des dizaines de minutes qui ont filé sans ne vous avoir rien apporté de concret.

Réfléchissez aux différentes activités que vous avez dans une journée et étendez l’usage de cette méthode à toutes celles qui s’y prêtent. Vous allez voir que vous pouvez gagner plusieurs heures par semaine et que vous allez en tirer un bénéfice bien plus grand que vous pouvez le penser !

Question : avez-vous le sentiment de passer beaucoup de temps chaque jour à faire des choses de façon répétitive comme celles-ci ? Si oui lesquelles et qu’est-ce que cela crée en vous comme sentiment ?

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