Si vous êtes comme moi à la recherche de solutions simples pour gagner en efficacité et productivité, voici trois outils pour vous aider à gérer vos projets, informations et fichiers en tout lieu, sur toutes plateformes et à tout moment.
Nous sommes tous confrontés aujourd'hui à une quantité d'informations à gérer dépassant nos capacités personnelles : projets, actions, fichiers, liens, notes, images, etc. Nous finissons tous par utiliser une multitude d'espaces de stockage et d'applications qui ne contribuent pas à notre efficacité. Qui n'a jamais perdu des heures à retrouver une information critique, un document essentiel ou la dernière version d'une présentation ?
J'ai moi-aussi été confronté à cette problématique et comme je suis adepte des choses simples, j'ai cherché les services les plus pertinents pour couvrir les différents besoin de mon organisation personnelle. Au sein de ma liste d'outils, trois concernent mon efficacité personnelle.
Au quotidien je gère des projets et les actions associées. Je m'appuie sur un certain nombre d'informations et notes et sur un ensemble de documents. Ces informations doivent m'être accessibles à tout moment, en tout lieu, depuis un ordinateur comme un appareil mobile. Après bien des tests, voici les trois services que j'ai retenus.
Note : les liens ci-dessous vous font découvrir ces services et me permettent de gagner un petit quelque chose (espace supplémentaire ou période d'abonnement). Vous n'êtes pas forcé de les utiliser mais si vous le faites ça ne vous coute rien de plus et ça me fait plaisir (marketing transparent …).
1- Gestion de projets et actions avec Nozbe
J'applique la plupart des principes de la méthode GTD (Getting Things Done de David Allen) pour organiser mes projets et les actions associées. J'ai donc besoin d'un outil capable de proposer cette logique d'organisation.
J'ai finalement fait le choix de Nozbe (mise à jour 2024, j'utilise désormais Todoist). J'y crée des projets décomposés en actions. Chaque action est associée à un contexte, une date limite, des informations complémentaires.
J'envoie dans ma boîte de réception Nozbe tout ce qui me vient à l'esprit et que je devrai faire (depuis l'iPhone généralement). Je peux ainsi mémoriser une action à réaliser en étant certain de ne pas l'oublier. Et me concentrer sur l'action en cours.
Nozbe permet la création d'actions par mail. Il suffit pour cela d'écrire à votre adresse Nozbe confidentielle pour qu'une entrée apparaisse dans votre boîte de réception GTD. J'utilise cette fonction chaque fois que je dois une réponse à un mail, ou que je parcours un article à traiter plus tard. J'envoie le message ou le lien à mon Nozbe et cela crée une nouvelle action dans ma liste.
2- Gestion de notes et informations avec Evernote
Evernote est ma mémoire électronique et le garant de mon organisation personnelle. Evernote vous permet de stocker sans limite tout ce que vous avez à gérer : notes, copies d'écran, post-it, rapports, listes, pages web, fichiers PDF, etc.
Mise à jour 2024 : je suis en train de remplacer Evernote par Obisidian
J'ai mis du temps à m'approprier cet outil car se retrouver devant une feuille blanche quand on le lance pour la première fois est assez troublant. J'ai passé du temps à comprendre comment d'autres l'utilisaient selon leurs activités, quels en étaient les usages principaux, les limites. Désormais je ne peux plus m'en passer !
J'apprécie particulièrement l'organisation flexible d'Evernote (vous pouvez reconfigurer vos carnets et notes à tout moment) et les possibilités de capture via smartphone. Photographiez un document, un paper-board, une situation et l'image est immédiatement stockée dans Evernote. Enrichissez la note avec un commentaire, un lien, des tags et classez-là dans le carnet de notes adéquat.
Voici quelques exemples d'utilisation d'Evernote qui m'aident au quotidien :
- rédaction de mes articles de blogs (avec regroupement dans un carnet des informations en support)
- rédaction de mes ebooks
- gestion des cartes de visite (scannées avec l'iPhone)
- sauvegarde de citations, illustrations, visuels pour mes présentations et articles
- gestion des trucs et astuces bricolage (aussi …)
- gestion des notes de réunion
- regroupement de mes documents de voyages
- etc.
J'utilise également un carnet Moleskine Evernote (je préfère écrire que noter sur l'iPad) et numérise ensuite chaque page avec l'iPhone dans Evernote.
3- Gestion de fichiers et archives avec Dropbox
Si vous êtes comme moi, vous stockez énormément de fichiers et documents : présentations, ebooks, brochures, documents bureautiques, vidéos et autres archives.
Je stocke tous mes fichiers dans Dropbox, le service de gestion de fichiers en ligne qui offre espace de stockage et applications pour y accéder. Je centralise ainsi tous les fichiers nécessaires à mes activités. Je peux y accéder depuis mon ordinateur, mon iPhone comme mon iPad ou un simple navigateur web.
Je stocke également dans Dropbox tout ce qui s'avère pratique (modes d'emploi, documents de références, certains backups) et je peux partager avec mes contacts un dossier particulier au besoin.
Améliorer votre productivité, Au final …
Ces trois outils me permettent de gérer de façon centralisée et synchronisée l'ensemble des informations nécessaires à mes activités. Nozbe me dit ce que j'ai à faire et quand je dois le faire. Evernote me fournit les informations nécessaires à chacune des actions. Dropbox m'apporte les fichiers support aux deux autres outils. Mon efficacité s'en trouve améliorée, ma productivité aussi, d'autant plus que j'inclus ces outils dans mes systèmes, ce qui contribue à améliorer d'autant les résultats.
Super article, je découvre à l’instant ce site et, c’est une vrai mine d’or. Que de conseils. Bravo ce site part directement dans mes favoris;).
Concernant Evernote j’ai un peu de mal à m’habituer. Dropbox je l’utilise mais j’aurais tendance à lui préférer box.net. Et nozbe je connaissais pas du tout, cela le semble interéssant .
Merci pour le retour Pascal. Concernant Evernote, il faut s’y habituer car c’est une feuille blanche au départ. J’ai mis du temps mais il m’est indispensable désormais et très accessible en version Premium aussi.
Bonsoir Jean-Christophe,
Je ne connais pas Nozbe mais ça m’a l’air bien intéressant. Je me le note à tester donc 😉
Pour Evernote, cela faisait partie de mes bonnes résolutions 2014 côté numérique, je m’y suis donc mise il y a quelques jours. Pouvoir conserver des extraits de pages web me plait beaucoup. Après il y a encore plein de fonctionnalités que je dois découvrir. Numériser ses cartes de visite sur iPhone aussi ça pourrait m’être utile mais je n’ai pas encore compris comment faire : il doit y avoir une fonction cachée au sein de l’appli 😉
Sinon, de mon côté, un outil qui m’est totalement indispensable c’est Pocket. J’y enregistre tous les articles que je n’ai pas le temps de lire ou bien que je veux conserver pour une utilisation ultérieure. En plus, désormais, il est possible d’utiliser Pocket avec Feedly, mon agrégateur préféré.
Fabienne,
Pour numériser les cartes de visite dans Evernote, il suffit de lancer l’appli Evernote sur l’iPhone, de créer une nouvelle note de type ‘image’ et l’appareil photo se lance. Là vous avez le choix de prendre une photo, un document, un post-it ou une carte de visite.
Pocket : oui, une de mes applis aussi avec un avantage (archiver mes liens intéressants) et un inconvénient. J’ai en effet tendance à beaucoup stocker et à ne pas toujours lire ensuite assez vite. J’utilise donc maintenant Nozbe aussi : j’envoie le lien dans Nozbe, comme ça j’ai l’archivage et l’action à mener avec que je ne peux oublier 🙂
Merci pour le conseil Evernote. Ca ne marchait pas car je ne lançais pas une note type image.
Evernote et Dropbox sont 2 outils très intéressants, … mais parfaitement prohibés par certaines sociétés. C’est tout le problème de l’arrivée du Personal Cloud dans le monde de l’entreprise, et la raison pour laquelle nous privilégions une solution type IBM Connections.
Effectivement Vincent, certaines sociétés ont des restrictions particulières. Néanmoins, si l’on arrive à démontrer qu’utiliser les bons outils permet d’être plus efficace, je pense qu’il ne sera pas bien difficile de convaincre. Quant à la société à laquelle tu fais allusion, j’y ai utilisé ces trois outils depuis ces dernières années sans aucun souci – sans pour autant externaliser aucune info confidentielle bien évidemment
Merci beaucoup, je vais essayer Evernote, vous êtes très convaincant!
Serge
Pour être sincère, j’ai mis du temps à adopter Evernote mais je ne saurais revenir en arrière. Utilisez toutes les applications que le service offre si elles vous apportent quelque chose uniquement. Le web clipper est parfait par exemple pour prendre des notes depuis une page web.